Eller repro + druck

Die Druckbranche befindet sich seit Jahren in einer Abwärtsspirale: je mehr die Menschen digitale Medien nutzen, je weniger Papier wird benötigt, um Werbebotschaften und Informationen zu übermitteln. Dazu kommt die enorme Leistungssteigerung der Druckmaschinen. Beide Effekte zusammen haben dazu geführt, dass die Zahl der Betriebe in 10 Jahren von rund  15.000 auf 8.000 sank. Man kann also durchaus von einer Krisenbranche sprechen.

Auch das Traditionsunternehmen Eller repro + druck  in Villingen blieb von dieser Entwicklung nicht verschont. Auf der Suche nach Lösungen wurde ein Teil des Unternehmens abgespalten und konzentrierte sich auf  Fastfood-Verpackungen.  Der Mutterbetrieb Eller  repro + druck  rettete sich zunächst durch die Entlassung einiger Mitarbeiter und der Verschrottung  einer Druckmaschine. Nach zwei finanziell und emotional schlimmen Jahren sollte dann 2018 die Wende kommen – gesucht wurde also eine neue Strategie. Als Methode wurde die Engpass-konzentrierte Strategie (EKS) gewählt. Die EKS ist eine ganzheitliche Spezialisierungs- und Innovationsmethode, mit der man systematisch Alleinstellungsmerkmale entwickelt.  Gesucht wurde eine Lösung, die schnell zu guten Ergebnissen führen sollte.

Das Strategieteam

Geschäftsführer Sven Saile bildete zunächst ein achtköpfiges Querschnittsteam  aus Produktion und Vertrieb.  Dieses arbeitete systematisch die Phasen der EKS durch: Analysiert wurden zunächst die  „Umweltbedingungen“ des Marktes für Druckerzeugnisse sowie die Stärken des Unternehmens, insbesondere die der  verbliebenen Maschinen,  der Prozesse und des Know-hows des Teams und einzelner Mitarbeiter. Dann wurden  daraus eine Vielzahl von Spezialisierungsmöglichkeiten abgeleitet. In der internen Auswahl machte dann eine knallharte Produktspezialisierung das Rennen: der so genannte Speedfolder: er versprach Millionenauflagen in einer Rekordzeit von 5 Tagen nach Druckfreigabe, und das bei höchster Qualität.

Die Idee entstand aus dem Zusammenspiel zweier Faktoren:

  • In der Druckindustrie ist der Papiergroßhandel weitgehend ausgestorben. Da die Drucker zu wenig Lagerkapazitäten  haben und das Papier bei den Herstellern ordern müssen, belaufen sich die Lieferzeiten im Schnitt auf vier Wochen und länger.  Würde man den Speedfolder an eine Papiersorte binden, könnte man permanent einen Vorrat für Millionenauflagen vorhalten.
  • Eine spezielle Stärke der  Druckmaschine war das sogenannte „Schwäbische A4“, ein verkürztes Format, durch das  Werbebeilagen aus hochwertigem, dickem Papier unter der magischen 20-Gramm-Grenze bleiben.  Für alle schwereren Produkte fallen  höhere Porto- und Versandkosten an. Ein Mitarbeiter aus der Arbeitsvorbereitung hatte ausgerechnet, dass  sich bei einem ganz speziellen Format der unvermeidbare Papierabfall auf ein Minimum reduzieren würde. Das bedeutete, dass die Papierrolle optimal ausgenutzt werden könnte. In einer Branche, in der mit jedem Cent gerechnet wird, ist das ein wichtiger Kostenfaktor.

Die neue Spezialisierung bediente also gleich drei wichtige Kundenwünsche: schnelle Verfügbarkeit, ein günstiger Preis und ein Produkt mit hoher Qualitätsanmutung.

Nebenbei würde die Spezialisierung zu wesentlich effizienteren Prozessen führen: durch den Festpreis entfiel der Aufwand in der Angebotskalkulation, und bei einer einheitlichen Papiersorte die Umrüstkosten.

Es blieb noch eine Frage: würde diese  Lösung auch wirklich ein  reales Kundenproblem lösen, oder würde sie als Papiertiger enden? Denn nur ein geringer Teil aller Druckaufträge in der Werbebranche sind wirklich zeitsensibel.  Darum analysierte die Gruppe weiter, welche Zielgruppen bei welchen Anlässen einen Bedarf nach kurzfristigen Lösungen brauchen würde. Bei diesen ging man dann in Testgespräche.

In der EKS-Methodik beantwortet man die Frage, ob eine Idee etwas taugt oder nicht, im Kundendialog:  Man stellt die Idee ausgewählten Vertretern der Zielgruppe vor, lernt aus deren Feedback und passt dann das Angebot entsprechend an. Im Idealfall entstehen aus diesen Tests direkt die ersten Aufträge, weil man direkt einen Engpass des potenziellen Kunden getroffen hat. So auch hier: schon bevor der Strategieprozess formell abgeschlossen war, kam ein Auftrag über 2 Millionen Abschnitte. Nun ging es „nur“ noch um die Umsetzung: würde das Team mit diesem Produkt den Turnaround schaffen?

Scoreboard Management in der Strategieumsetzung

Nach den beiden Seuchenjahren wäre Geschäftsführer Sven Saile für 2018 schon mit einer mäßigen Steigerung um 2 Prozent zufrieden gewesen. Wir beschlossen, dass sich das Team in einer verdeckten Abstimmung  ein eigenes Ziel setzen sollte. Das Ergebnis: die optimistischen Kollegen hielten einen Zuwachs von 25% für möglich, die pessimistischen lagen bei 2 Prozent.  Der Mittelwert lag bei 12 Prozent.  Daraus wurde nun ein Teamspiel entwickelt.

Die Kennzahl und die Gewinnstufen

Typischerweise setzt man sich Umsatzziele in € ausgedrückt. Doch mit so einer Zahl können viele Menschen nichts anfangen – besser sind immer Kennzahlen, die nah am Arbeitsgeschehen sind. In diesem Fall wurde die Kennzahl „gedruckte Abschnitte“ gewählt. Die Ziele für 2018 waren:

Im ersten Halbjahr in der niedrigsten Stufe 105, in der mittleren 120, und in der höchsten 135 Millionen Abschnitte. Im Erfolgsfall belohnte sich das Team mit gemeinsamen Grillen in der ersten Stufe, mit einer Kanutour in der zweiten und mit einem Besuch des Europaparks in der dritten Stufe. Für das zweite Halbjahr wurden mindestens 135 Mio. Abschnitte angepeilt (gefeiert mit einem gemeinsamen Bowlingabend), in der zweiten Stufe 150 Mio. (Besuch eines Eishockey-Bundesligaspiels), und in der dritten  (165 Mio.) eine Schneeschuhwanderung.

Dazu wurde ein phantastisches Scoreboard erstellt, an dem sich jeder tagesaktuell über den Spielstand informieren kann.  Da die Umsätze über das Jahr starkt schwanken, wurden die Vorjahresergebnisse auf Monatsbasis farbig hinterlegt. Dazu drehte Sven Saile  über iMovie im do-it-yourself-Verfahren ein motivierendes Video, in dem das Spiel und seine Regeln erklärt wurden.

Das Ergebnis

Die Gruppe startete mit einem fulminanten ersten Quartal, in dem schon 75% des geplanten Halbjahreszieles erreicht wurde. Über den SpeedFolder wurden zudem neue Kunden und Aufträge hinzu gewonnen. Ein Kunde war von der Idee so begeistert, dass er alle bisherigen, verschiedenen Werbedrucksachen auf den SpeedFolder umstellte.  Der einheitliche  Preis,  die sofortige Lieferung und ein in sich stimmiges, hochwertiges Produkt vereinfachen auch den gesamten Prozess beim Kunden.

Allerdings gingen dann parallel zu den Erfolgen mit dem SpeedFolder zwei lange bestehende Großaufträge verloren, so dass die zusätzlichen neuen Abschnitte von den Umsatzverlusten „aufgefressen“ wurden. Im saisonbedingt sowieso schon schlechten zweiten Quartal tut sich das Team nun schwer, auch noch die letzten 25% zum gemeinsamen Ziel zu erreichen.

Was passiert mit der Motivation, wenn es über mehrere Wochen nicht voran geht? Jetzt kommt es darauf an, die Ergebnisse nicht einfach nur zur Kenntnis zu nehmen, sondern sofort zu reagieren. Scoreboard Management entwickelt nur dann seine ganze Kraft, wenn das Team regelmäßig gemeinsam die Ergebnisse anschaut (im so genannten Huddle) und sich Ziele für die nächste Periode setzt. Stagnieren die Ergebnisse, braucht es sofort alle Ideen (nicht nur vom Vertriebsteam), wie die Entwicklung gedreht werden kann.  Wenn sich Ergebnisse verschlechtern, und es wird nicht gegengesteuert, kann das auch zu Demotivation führen. Bei Eller wird dazu gerade eine weitere Vertriebsinitiative zum Thema „schwäbisches A4“ gestartet. Die Papiermengenvorteile der  Maschine treffen gerade jetzt ins Schwarze, da die Papierpreise massiv ansteigen und den Werbeverantwortlichen große Budgetprobleme bereiten.

Bei Eller führte allein schon die regelmäßige Visualisierung des „Spielstands“ für große Veränderungen. Dieser Effekt ist im Rahmen von SBM immer zu sehen. „Allein die Visualisierung der Ergebnisse hatte eine extreme Wirkung“ berichtet Sven Saile. „Jeder im Unternehmen weiß tagesaktuell, wie unser Spielstand ist – nicht nur der Vertrieb. Auch die Begeisterung  nimmt  nicht ab:  alle freuen sich, sobald wir einen neuen Auftrag hereinbekommen,  das Scoreboard  aktualisiert und die Schiffsglocke geläutet wird. Wir können jetzt auch ganz anders miteinander reden, etwa  mit dem Betriebsrat. Wir sehen beispielsweise sehr anschaulich, dass wir über das Jahr hinweg riesige Auslastungsschwankungen haben und dass wir ausgerechnet im August/September, wenn jeder Urlaub haben will, am meisten zu tun haben.  Da wird sofort klar, dass wir flexible Arbeitszeiten und eine entsprechende Urlaubsplanung brauchen.“

Literaturtipp:

Kerstin Friedrich, Lothar Seiwert  – Das große 1×1 der Erfolgsstrategie, 23. Auflage 2017, GABAL-Verlag
Karlheinz Venter, Kerstin Friedrich  – Spinnovation, 1. Auflage Vahlen 2017

GoGREAT  ist eine Community, in der sich Unternehmen mit Hilfe von Scoreboard management gegenseitig auf dem Weg in Richtung  Selbstorganisation, Transparenz, Vertrauenskultur und solide Finanzen unterstützen – und das alles  auf spielerische Weise, mit viel Spaß und Teamgeist.  Der Einstieg in dieses System ist ganz einfach: Man sucht  ein Thema, in dem  Verbesserungspotenzial steckt, findet dafür ein Meßsystem und legt los.  Diese Teamspiele  haben mehrere Effekte: Sie machen klar, wie schnell man als Team etwas verändern kann, wenn man sich gemeinsam fokussiert. Sie sorgen für gute Laune, weil die Ergebnisse und Erfolge sichtbar werden. Sie bieten eine Plattform, auf der jeder Teilnehmer abteilungsübergreifend und unabhängig von Status und Machtposition gute Ideen einbringen kann.  Und sie machen aus manchmal ungeliebten Aufgaben spannende Herausforderungen. Wenn der Spielstand jeden Tag gemeinsam angeschaut wird, bekommt das Team das, was im Alltag oft vermisst wird: Anerkennung und Wertschätzung.

Für ein funktionierendes Spiel braucht man natürlich eine herausfordernde Aufgabe. Die weiteren Elemente sind:

  • eine Kennzahl für den Erfolg
  • ein guter Name für das Spiel
  • drei Gewinnstufen und entsprechende Prämien
  • eine Tafel für den Spielstand ( das Scoreboard)
  • eine passende Spieldauer (lang genug, um Verhalten zu verändern und Ziele zu erreichen)
  • einen Spielleiter
  • einen Huddle-Rhythmus (Huddle = kurzes Treffen um Ergebnisse und Erfahrungen auszutauschen)

Die nächsten Termine für SBM-Trainings findest du hier:
https://gogreat.community/basic-training/

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